gaserahmed
Admin
عدد المساهمات : 656
تاريخ التسجيل : 17/08/2013
 | | موضوع: الشرح الكامل لبرنامج الإكسل ..Microsoft Office Excel 2003 الخميس أكتوبر 24, 2013 9:41 pm | |
| الشرح الكامل لبرنامج الإكسل ..Microsoft Office Excel 2003 - اقتباس :
شرح الاكسل .. تعليم برنامج الاكسل , للمبتدئين , للمتقدمين , مبتدأ , محترف , شرح قوائم الاكسل , تعريف برنامج الاكسل , تعليم اكسل , دروس الاكسل بالصور , شرح برنامج الاكسل بالصور , تعليم برنامج الاكسل بالصور , قرص تعليم الاكسل , دورة الاكسل ,Cdتعليم اكسل إن برنامج الاكسل هو برنامج اوراق عمل فعال كما يطلق عليه ويمكنك استخدامه لتقييم
البيانات ومراجعتها بفعالية وكذلك في احتساب الارقام ومقارنتها وانشاء تخطيطات
وتقارير احصائيه وغير احصائية.
ويتكون الاكسل من ورقات عمل تسمى الواحده منها sheet وكل ورقة بها جدول مكون 256
عمود ويرمز لها بحروفا لاتينيه و 65536 صف ويرمز لها بالارقام وطبعا 16777216 حقل
ويرمز او يعنون كل حقل بحرف العمود ورقم الصف الذان يتقاطعان في الحقل نفسه فمثلا
في عند تقاطع العمود C مع الصف 5 يسمى الحقل الذي يتم تقاطعهما فيه C5 وهكذا. وفي
الصورة التالية سوف نتعرف على بعض المسميات التي سيتم استخدامها في الدرس
وهنا تعرفنا على بعض المسميات المستخدمة في الاكسل والان سنبدأ بتعلم بعض الحيل
التي ستسهل استخدام الاكسل :
1- مثلا لوضع مسلسل من الارقام يبدأ من الواحد وينتهي عند الخمسين او يبدأ من
الخمسين وينتهي عند الواحد او يبدأ من الخمسة وينتهي عند العشرة ولتكن الفترة بين
الرقم والرقم الاخر وحدة واحدة او غيرها من الوحدات
* وحدة واحدة اي هكذا 12345 أي ان الفرق بين الرقم والرقم الذي يليه هو واحد .
* أكثر من وحدة مثلا 3 وحدات هكذا مثلا 147 اي ان الفرق بين الرقم والذي يليه هو
ثلاثة وحدات.
لنأخذ مثالا على كيفية عمل التسلسل
مثلا لنكتب في الحقل A1 الرقم 50 ولنكتب في الحقل A2 الرقم 48 اي بفارق وحدتين عن
الرقم خمسين ونحن نريد ان نسرد التسلسل تنازليا من خمسين وحتى -20 لا نحتاج لتعبئة
كل الخانات بأنفسنا كل ماعلينا هو كتابة الرقم خمسين في الحقل A1 وكتابة 48 في
الحقل A2 ومن ثم نختار الحقل A1 ويليه الحقل A2 وسنجد في الركن الايسرالسفلي نقطة
مربعة الشكل نضغط عليها بزر الفأرة الايسر ونسحب لأسفل وسيظهر بجانب مؤشر الفأرة
الرقم الذي تصل اليه بينما انت تقوم بالسحب نستمر بالسحب حتى نصل للرقم -20 وهكذا
نكون قد عملنا مسلسل رقمي تنازلي يبدأ من الرقم 50 وحتى الرقم -20 ويقز بفترة تساوي
وحدتين ، وزيادة في الايضاح اليكم هذه الصور.
كما يمكن استخدام هذه الطريقة على تسلسل الحروف ايضا.
بإمكاننا عمل سلسة الايام السبت الاحد ... الخ بنفس الطريقة وكذلك
بالنسبة للأشهر الشمسية والقمرية.
كذلك يمكننا نسخ قيمة واحدة تحتويها خلية واحده على مجموعة وذلك بنفس الطريقة ولكن
لانحتاج الى تعبئة حقلين في هذه الحالة يكفي ان نعبئ احد الحقول ونمسك بالنقطة
المربعه ونسحب كذلك يمكننا عملها بالنسبة لسلاسل القوت مثلا 9:00 9:30 10:00 وهكذا.
2- لانتقاء او اختيار عمودين او صفين غير متجاورين مثلا العمود A والعمود D والصف
12 يمكننا ذلك عن طريق اختيار الصف وذلك بالضغط على الحرف A في اعلى العمود ثم
الضغط على زر Ctrl والاستمرار باضغط على الزر Ctrl واختيار الحرف D والرقم 12 وبذلك
نكون قد اخترنا العمود A والعمود D والصف 12 مع انهما غير متجاورين .
3- لاضافة تعليق على حقل ما كل ماعليك هو ان تختار الحقل الذي تود اضافة التعليق
عليه وتضغط بالزر الايمن للماوس وتختار ادراج تعليق او Insert Comment وتكتب
التعليق الذي تريده مثلا :
مثلا في الصورة التالية سنضيف عند درجة الطالب عبدالله تعليق نقول فيه انه اعلى
درجة في القسم وعند الطالب سالم نقول انه اقل درجة في القسم. كما توضح الصور
ففي هذه الصورة نقوم بتعبئة التعليق
أما في الصورة هذه فيظهر التعليق بعد التعبئة
الان بنأخذ مثال نتعلم فيه بعض التطبيقات على الاكسل وبنركز على بعض الدوال الرئيسية المستخدمة ف اكثر البيانات.
نفرض ان عندنا الجدول التالي
مثل ماتشوفون يحتوي على اسماء طلاب افترضت انهم بكلية العلوم الادارية ودرجاتهم في
مادة التحليل الاستثماري وفي نثال اليوم بنتعلم كيف نستخرج أعلى درجة في المادة
وأقل درجة وكذلك متوسط الدرجات ،والانحراف المعياري لدرجات جميع الطلاب عن المتوسط
،عدد الطلاب وايضا التمييز بين الناجح والراسب في المادة وعدد الناجحين وعدد
الراسبين طبعا هذه الدوال يمكن تطبيقها على جميع انواع البيانات وليس فقط الطلاب
ودرجاتهم
في البداية أمل ممن يريد تطبيق الدرس تعبئية الحقول الاساسية وهي اسم الطالب ودرجته
هذا اقل شي ليواصل التمرين على ان تكون الدرجات تتراوح مابين 50 و 100 . والان
سنبدأ بتعلم دالة ( أقل قيمة وأعلى قيمة ) في مثالنا أقل درجة وأعلى درجة يفضل ان
تكون درجات الطلاب في العمود D ومابين D3 و D25 لتنطبق الدوال التي في المثال دون
الحاجة لتعديلها أو انك ستظطر الى تعديل مجال الدالة بحسب مجال الدرجات التي تضعها.
لنكتب مثلا في الحقل G3 "أعلى درجة" وفي الحقل المقابل له H3 نكتب في الحقل
=Max(D3: D25) وكلمة Max هي دالة استخراج القيمة العظمى وصيغتها كالتالي Max( Range)
وبإمكاننا تجاوز كتابة الدالة وذلك بالذهاب الى إدراج > دالة ومن مربع الحوار نختار
الكل ونختار Max وعندما يظهر لنا مربع الحوار الخاصة بالدالة Max نختار القيم او
الدرجات وذلك عن طريق السحب بمؤشر الماوس وبذلك نكون قد إخترنا المجال او مدى القيم
التي يتم استخراج الدالة منها وفي الصور التالية زيادة في الايضاح
بعد ذلك نكتب في الحقل G4 "أقل درجة" وفي الحقل المقابل له H4 نكتب الدالة
=Min(D3: D25) وطبعا كلمة Min هي دالة استخراج القية الصغرى وبإمكاننا اتباع الطريقة
التي في الصور السابقة مع التغيير عند اختيار الدالة بدلا من اختيار Max نختار Min
وهكذا نكون قد استخرجنا القيمة الصغرى والكبرى من درجات الطلاب
الان سنتعلم كيف نستخرج المتوسط ( متوسط درجات الطلاب ) لنذهب الى الحقل G5 ونكتب "
متوسط الدرجات" ونذهب للحقل المقابل له H5 ونكتب الدالة التالية =Average( D3: D25)
اوبإتباع نفس الخطوات السابقة
وبعد ذلك سنتعلم كيفية استخراج الانحراف المعياري لدرجات جميع الطلاب عن المتوسط
وذلك بإستخدام الدالة STDEVP فنذهب للحقل G6مثلا ونكتب فيه الانحراف المعياري ونذهب
بعد ذلك الى الحقل H6 نكتب فيه الدالة =STDEVP (D3: D4) أو نتبع الطريقة الموضحه في
الصور السابقة مع تغيير مايلزم
والان سنتعلم كيف نستخرج عدد الطلاب أو عدد القيم وهنا لدينا خيارين إما ان نجعل
الدالة تعد قائمة اسماء الطلاب او تعد قائمة درجاتهم ولنبدأ بالدالة التي تعد حقول
درجات الطلاب وصيغتها كالتالي =count(D3: D25) او نتبع اسلوب الصور مع تغيير مايلزم
ايضا ، أما في حالة اردنا عد الاسماء فلن نستخدم الدالة نفسها لان الدالة السابقة
لا تعد الا الارقام فقط اي لا تعد **** والقيم المنطقية وغيرها ، ففي حالة اردنا
العد عن طريق قائمة الاسماء نضيف الحرف a على كلمة Count فتصبح الدالة كالتالي
Counta(A3 : A25) وبهذا يتم العد عن طريق الاسماء ويمكننا اتباع الخطوات الموضحه في
الصور مع تغيير مايلزم ايضا.
أما الان سنتعلم كيف نصنف الطلاب الى مجموعتين بحسب درجاتهم مجموعة الناجحين
ومجموعة الراسبين . وهنا سنستخدم دالة شرطية ولكن قبل البدء في ذلك نضع عمود جدد
ونضع عنوان الحالة مثلا بجانب عمود الدرجات.
بعد عمل ذلك يجب نذهب لاول حقل في الحالة نضع الدالة التالية
=IF(D3>60;"PASS";"FAIL") وهنا سأشرح هذه الدالة لانها الهم في وجهة نظري
كلمة IF تعني اذا
D3>60 وها هو الشرط وقد افترضت ان درجة النجاح هي 60 فوضعت الشر اي اذا ان الدرجة
الموجوده في الحقل D3 أعلى من الدرجة 60
;"PASS" وتعني انه اذا تحقق الشرط ضع كلمة PASS والتي تعني اجتياز المادة ( النجاح
)
;"FAIL" وتعني اذا لم يتحقق الشرط ضع كلمة FAIL وتعني سقوط او رسوب الطالب في
المادة
بعد ان تكتب الصيغة السابقة في الحقل المجاور لدرجة الطالب الاول عليك ان تسحب
النقطة مربعة الشكل التي في زاوية الحقل ، تسحب حتى تصل اخر حقل تريد تعبئته
بالصيغة نفسها
وفي الصورة التالية ايضاح اكثر
أما الان سنتعرف على دالة العد المشروطه فمثلا سنستخرج من البيانات الموجوده كم عدد
الطلاب المجتازين للمادة وكم عدد الراسبين فيها ، فلنذهب الى G7 ونكتب " عدد الطلاب
الناجحين " ونذهب بعدها الى H7 نضع الدالة التالية =countif(E3:E25;"PASS") وبهذا
نستخرج عدد الطلاب الناجحين اما بالنسبة للرابين فتكون الدالة
=countif(E3:E25;"FAIL") وطبعا في المثال كان مجال عمود الحالة من E3 إلى E25
أولاً : التعامل مع أوراق العمل :
بالنقر بالزر الأيمن للفأرة على علامة تبويب ورقة العمل (الموجودة في أسفل الورقة) تظهر لدينا القائمة التالية :
القائمة الموجودة في الشكل السابق تتضمن مجموعة من الخيارات :
1. الخيار Insert : لإدراج ورقة عمل جديدة
2. الخيار Delete : لحذف ورقة العمل المحددة
3. الخيار Rename : لتغير اسم ورقة العمل المحددة ، ويمكن الحصول على هذا الخيار مباشرة بالنقر بالزر الأيسر للفأرة على علامة التبويب نقرتين متباعدتين
4. الخيار Select All Sheets : لتحديد كافة أوراق العمل في المصنف
5. الخيار Tab Color : لتلوين علامة التبويب
6. الخيار View Code : لإظهار كود الفيجوال بيسك (سنتعرف على هذا الخيار في دروس لاحقة)
7. الخيار Move or Copy : لنقل أو نسخ ورقة العمل المحددة ، بالضغط على هذا الخيار تظهر لدينا النافذة التالية :
في الخيار To book نختار مصنف العمل الذي نريد نسخ أو نقل ورقة العمل إليه
في الخيار Before sheet نحدد ورقة العمل التي نريد وضع الورقة المنسوخة أو المنقولة أمامها مباشرة
يجب علينا تحديد المربع Create a copy إذا أردنا نسخ ورقة العمل ، أما إذا أردنا نقل ورقة العمل فإنه يتوجب علينا إزالة تحديد المربع Create a copy
نضغط على الزر OK لإتمام عملية النسخ أو النقل ، أو على الزر Cancel للتراجع
يمكن إجراء عملية النقل يدوياً وذلك بإمساك علامة التبويب و إفلاتها في المكان المرغوب :
أما إذا كنا نريد نسخ ورقة العمل فنمسك عندئذ بعلامة التبويب ونضغط باستمرار على المفتاح Ctrl فتظهر إشارة ( + ) على رمز الورقة ، نقوم عندها بالإفلات في المكان المرغوب
والآن إذا أردنا إجراء العمليات السابقة على مجموعة من أوراق العمل دفعة واحدة فماذا نفعل؟
لتحديد مجموعة من أوراق العمل المتتابعة ، نقوم بتحديد ورقة العمل الأولى (وذلك بالنقر بزر الفأرة الأيسر مرة واحدة على علامات التبويب) و نضغط باستمرار على الزر Shift ومن ثم نحدد ورقة العمل الأخيرة فتتحدد كافة الأوراق المحصورة بين هاتين الورقتين
أما إذا كنا نريد تحديد مجموعة من أوراق العمل الغير متتابعة ، نقوم بالضغط باستمرار على الزر Ctrl ونحدد أوراق العمل المرغوبة
ثانياً : التعامل مع الخلايا :
الآن وبعد أن تعرفنا على عمليات التحرير المختلفة المنفذة على أوراق العمل ، ننتقل إلى تعلم الأمر ذاته ولكن في هذه المرة على مكونات تلك الأوراق...
لتحديد مجموعة من الخلايا المتجاورة نقوم بالضغط باستمرار بزر الفأرة الأيسر على الخلية الأولى ونسحب فيتوسع التحديد ليشمل الخلايا المرغوبة :
نستطيع القيام بالعملية السابقة بطريقة أخرى ، وذلك بأن نقوم بتحديد الخلية الأولى و نضغط باستمرار على الزر Shift ومن ثم نحدد الخلية الأخيرة فتتحدد كافة الخلايا المحصورة بين هاتين الخليتين . أما إذا كنا نريد تحديد مجموعة من الخلايا الغير متجاورة ، نقوم بالضغط باستمرار على الزر Ctrl ونحدد الخلايا المرغوبة
لتحديد كافة الخلايا الموجودة في ورقة العمل ، نضغط على مفتاحي Ctrl+A أو ننقر بزر الفأرة الأيسر مرة واحدة على المربع الصغير الموجود في الزاوية العليا لورقة العمل :
لتحديد صف كامل نضع مؤشر الفأرة فوق رقم الصف فيتحول المؤشر إلى سهم وحيد الاتجاه ، نضغط بالزر الأيسر للفأرة مرة واحدة فتتحدد كافة الخلايا الموجودة في ذلك الصف * أما إذا كنا نريد تحديد عدد من الصفوف المتجاورة فنحدد الصف الأول ونضغط باستمرار على الزر Shift ونحدد الصف الأخير ، فتتحدد كافة الخلايا المحصورة بين الصفين الأول و الأخير :
يمكن تنفيذ العملية السابقة بالنقر (بواسطة زر الفأرة الأيسر) باستمرار على رقم الصف والسحب إلى الأسف حتى يتوسع التحديد ليشمل الصفوف الأخرى
ملاحظة:
يمكن تحديد الأعمدة بنفس الطريقة التي قمنا بها بتحديد الصفوف
لتحديد مجموعة من الصفوف و الأعمدة المتفرقة و المتباعدة ، نضغط باستمرار على الزر Ctrl ونحدد الصفوف و الأعمدة المرغوبة :
والآن بعد تحديد الصف (أو العامود) نضغط بزر الفأرة الأيمن على المنطقة المحددة (المظللة) فتظهر لدينا القائمة التالية :
هذه القائمة تحتوي على عدد من الخيارات :
1. الخيار Insert : لإدراج صف (أو عامود)
2. الخيار Delete : لحذف الصف (أو العامود) المحدد
3. الخيار Clear Cells : لمسح قيم الخلايا المحددة
4. الخيار Column Width أو Row Height : لتحديد ارتفاع الصف (أو عرض العامود) ، عند الضغط فوق هذا الخيار تظهر نافذة تطلب منا تحديد ارتفاع الصف (أو عرض العامود) بالبكسل :
يمكن الاستعاضة عن هذا الخيار وذلك بوضع مؤشر الفأرة على حافة الصف (أو العامود) فيتحول شكل المؤشر إلى سهمين متقابلين ، نضغط باستمرار بزر الفأرة الأيسر ونسحب لتوسيع السطر (أو العامود) :
5. الخيار Hide : لإخفاء الصف أو العامود المحدد ، في الشكل التالي أخفينا العامود C :
الخيار Unhide : لإظهار الصف أو العامود المخفي ، لإظهار العامود C (المخفي) نحدد العامودين الواقعين على طرفي العامود C ونختار الخيار Unhide فيظهر العامود C من جديد :
درس المراجع وطرق الإشارة إليها:
يقوم المرجع بتعريف خلية أو نطاق من الخلايا الموجودة في ورقة العمل ، ويستخدم المرجع في مختلف الصيغ و الدوال
أمثلة :
=A4*8
صيغة تعمل على إظهار حاصل ضرب القيمة الموجودة في الخلية A4 بالعدد 8
=SUM(S4:K7)
دالة تستخدم لإظهار مجموع القيم المحصورة بين الخليتين S4 و K7
ملاحظات :
ـ يجب وضع إشارة = في بداية أي صيغة أو دالة ، وذلك حتى يتسنى للاكسل تميزها عن القيم و العناوين
ـ لا يقوم الاكسل بعرض الصيغ و الدوال بل يعرض نتيجتها ، على سبيل المثال إذا قمنا بإدخال صيغة لجمع العددين 5 و 7 فإن الاكسل يبقي عليها ويعرضها في شريط الصيغة عندما يتم تحديد الخلية ، بينما يقوم بإظهار النتيجة 12 في الخلية نفسها
هناك عدة أساليب للدلالة على المراجع ، نوردها فيما يلي :
أولاً : ترميز A1
يستخدم الاكسل افتراضيًا نمط المرجع A1 ، والذي يشير إلى الأعمدة بواسطة أحرف (من A إلى IV ، بإجمالي 256 عمودًا) وإلى الصفوف بواسطة أرقام (من 1 إلى 65536) . حيث تتم الإشارة إلى خلية ما بإدخال حرف العمود متبوعاً برقم الصف .
إذا كنت تريد كتابة مراجع في صيغك باستخدام هذا الترميز ، فإنك ستستخدم إحدى الأساليب المتبعة في الأمثلة التالية:
ـ المرجع F2 يستخدم للإشارة إلى الخلية في العامود F و الصف الثاني
ـ النطاق R4:R12 يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا في العامود R و الصفوف من الرابع إلى الثاني عشر
ـ النطاق C6:Q6 يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا في الصف السادس و الأعمدة من C إلى Q
ـ النطاق D10:E15 يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا في الأعمدة من D إلى E ، و الصفوف من العاشر إلى الخامس عشر
ـ النطاق 7:7 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الصف السابع
ـ النطاق 7:10 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الصفوف من السابع إلى العاشر
ـ النطاق B:B يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في العمود B
ـ النطاق B:F يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الأعمدة من B إلى F
ـ النطاق A1:C7 B3: D11 يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا B3:C7 الناتج عن تقاطع النطاقين السابقين
ملاحظة :
ـ النطاق هو مرجع مؤلف من مجموعة خلايا متجاورة أو متباعدة
هناك دالة INDIRECT تستخدم لإرجاع نطاق محدد بواسطة سلسلة نصية ، وأهميتها تتلخص في إمكانية تغيير مرجع معين (في أي صيغة أو دالة) من قبل المستخدم دون الحاجة لتغيير الصيغة أو الدلة نفسها . لنقم بعمل المثال التالي :
نلاحظ إمكانية إرجاع قيمة أي خلية بإدخال رقم صفها وترتيب عامودها ، وبالنظر إلى شريط الصيغة في الشكل السابق نلاحظ استخدام العلامة & لدمج السلسلتين النصيتين .
ثانياً : ترميز R1C1
في النمط RICI يشير الاكسل إلى موقع خلية معينة بالحرف R يتبعه رقم الصف و الحرف C يتبعه رقم العمود
لتشغيل نمط R1C1 و استخدامه في الصيغ لا بد أن تقوم بما يلي :
1. انقر فوق الخيار Options من القائمة Tools ، و من ثم انقر فوق علامة التبويب General .
2. تحت Settings ، حدد خانة الاختيار R1C1 reference style . انظر إلى الشكل التالي (الجزء المظلل باللون الأحمر) :
إذا كنت تريد كتابة مراجع في صيغك باستخدام هذا الترميز ، فإنك ستستخدم إحدى الأساليب المتبعة في الأمثلة التالية:
ـ المرجع R2C4 يستخدم للإشارة إلى الخلية في العامود الرابع و الصف الثاني
ـ النطاق R يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا الصف الحالي
ـ النطاق R5 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا الصف الخامس
ـ النطاق R:R2 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا من الصف الحالي إلى الصف الثاني
ـ النطاق R3:R6 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الصفوف من الثالث إلى السادس
ـ النطاق C يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا العامود الحالي
ـ النطاق C3 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا العامود الثالث
ـ النطاق C:C4 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا من العامود الحالي إلى العامود الرابع
ـ النطاق C7:C10 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الأعمدة من السابع إلى العاشر
ـ النطاق R1C1:R9C6 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا الموجودة في النطاق المحصور بين الخلية الواقعة في الصف الأول و العامود الأول و الخلية الواقعة في الصف التاسع و العامود السادس
ـ النطاق R1C1:R10C5 R4C3:R16C8 يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا R4C3:R10C5 الناتج عن تقاطع النطاقين السابقين
ثالثاًً : تعريف المرجع باسم محدد
وهي طريقة عملية تسمح لك بتعريف مجموعة من الخلايا تحت اسم محدد ، وتظهر فائدتها بأنها تتيح لك تسمية النطاقات المختلفة بأسماء تدل عليها وبالتالي فهي تسهل عليك كتابة الصيغ المختلفة و فهمها ، هذا فضلاً عن تخلصك من عناء كتابة الصيغ المعقدة و الطويلة
ولكي تستطيع استخدام هذه الميزة في الصيغ يجب عليك قبل كل شيء القيام بما يلي :
1. انقر فوق الخيار Options من القائمة Tools ، و من ثم انقر فوق علامة التبويب Calculation
2. تحت Workbook options ، حدد خانة الاختيار Accept labels in formulas . انظر إلى الشكل التالي (الجزء المظلل باللون الأحمر) :
ولتوضيح الفكرة نقوم برسم الجدول التالي :
نحدد الخلايا الأربعة و التي تمثل (جدلاً) عناصر التكاليف الثابتة لمنشأة معينة ، و نقوم بتسمية النطاق المحدد (و المكون من الخلايا الأربعة) و ذلك عن طريق إدخال اسم هذا النطاق في المستطيل الموجود على يسار شريط الصيغة ، كما هو موضح في الشكل السابق
هناك طريقة أخرى لتسمية النطاق ، وذلك عن طريق النقر فوق قائمة Insert واختيار Name ومن ثم اختيار Define ، حيث تظهر لك نافذة أدخل فيها اسم النطاق و اضغط OK
والآن لنقم بإدخال اسم النطاق الجديد في الصيغ . في المثال المبسط السابق نحتاج للدالة SUM من أجل حساب مجموع عناصر التكاليف الثابتة :
في الشكل السابق نلاحظ (من خلال النظر إلى شريط الصيغة) أننا كتبنا الدالة Sum بالطريقة
=SUM(fc)
بدلاً من الطريقة
=SUM(D3;B6;D9;F6)
، و لك الحكم مابين الطريقتين السابقتين .
ويجب عند تسمية النطاقات المختلفة الأخذ ببعض الاعتبارات من بينها :
1. يجب أن يكون الحرف الأول من الاسم حرفاً أبجدياً أو يكون خط التسطير السفلي ( _ )
2. لا يمكن أن تكون الأسماء هي نفس مراجع الخلايا ، مثل G$4 أو R3C5
3. لا يمكنك استخدام الفراغات في تسمية النطاقات
4. يمكن أن يتكون الاسم من 255 حرفاً كحد أقصى
5. لا يفرق الاكسل بين الأحرف اللاتينية الكبيرة و الصغيرة في الأسماء
والآن بفرض أننا كتبنا الدالة السابقة بالطريقة
=SUM(D3;B6;D9;F6)
ومن ثم قمنا بتسمية النطاق السابق بالاسم fc . ماذا يجب أن نعمل من أجل تحويل الدالة السابقة إلى الشكل
=SUM(fc)
. هل يجب أن نقوم بكتابة الدالة مرة ثانية؟ ، و هل هذا هو الحل المقبول في حالة وجود مئات الدوال الأخرى التي نريد إجراء نفس التحويل عليها؟!
نستطيع حل هذه المشكلة بطريقة بسيطة ومختصرة ، وتتلخص بما يلي :
1. نقوم بتحديد الخلايا التي تحتوي على الصيغ التي نريد إجراء التحويل عليها (أي نريد كتابة الصيغ فيها بدلالة أسماء النطاقات وليس بالطريقة التقليدية) .
2. ننقر فوق القائمة Insert و نختار Name ومن ثم نختار Apply ، فتظهر لنا نافذة نختار منها أسماء النطاقات التي نريد إدراجها في الصيغ ومن ثم نضغط OK .
والآن ماذا نفعل إذا نسينا أسماء النطاقات التي قمنا بتسميتها أو إذا كنا نريد تحديد أو الانتقال إلى خلايا ونطاقات ذات مواصفات معينة ؟
من القائمة Edit نختار Go To فتظهر النافذة التالية :
نلاحظ وجود قائمة بأسماء النطاقات ، نحدد النطاق المرغوب ونضغط OK للانتقال إليه ، أو نكتب المرجع أو اسم النطاق في المربع Reference ونضغط OK
للانتقال إلى مراجع تحتوي على معلومات محددة نضغط فوق الزر Special فتظهر لدينا النافذة التالية :
نختار نوع البيانات التي نبحث عنها ونضغط OK
بعض الصيغ في الإكسل:
يقدم لنا الاكسل إمكانية كبيرة ومهمة لإجراء العمليات الحسابية على بيانات معينة مكتوبة مسبقاً وذلك عن طريق ما يسمى بالصيغ ، والصيغة Formula هي العلاقة القائمة بين كل من المراجع و الثوابت والتي تظهر نتيجتها كقيمة للخلية ، و هي معادلة تبدأ حتماً بإشارة يساوي ( = ) و إلا فتعتبر جملة حرفية :
نلاحظ من الشكل السابق أن الاكسل استطاع التعرف على صيغة "حساب حجم المكعب" في الخلية B6 وظهرت نتيجتها (81900) كقيمة لهذه الخلية ، و لكنه لم يستطع التعرف على ذات الصيغة في الخلية D6 وذلك بسبب عدم وضع إشارة المساواة في بداية تلك الصيغة ، حيث تعرف عليها على أنها نص B3*C3*D3 . ونلاحظ من الشكل السابق أن الصيغة تظهر في شريط الصيغة فقط ، أما نتيجتها فتظهر على الخلية التي تحتوي على هذه الصيغة ، وهذه النتيجة إما أن تكون نتيجة عددية أو نصية أو رمز خطأ معين (إذا كان هناك خطأ)
الصيغ إما أن تكون علاقة رياضية عادية (عملية حسابية معينة كالجمع و الطرح و الضرب و التقسيم ...الخ) ، مثال :
=(G8*U7)/125
أو تكون دالة Function ، مثال :
=MAX(R4:T8)
وقد تكون مزيج من النوعين ، مثال:
=(G8*U7)/INT($D$4)
بشكل عام فإن الصيغة تتكون من العناصر التالية :
1.الثوابت:
هي عبارة عن : الأرقام - التواريخ - النصوص ، وهذه الثوابت لا تتأثر بعملية التعبئة...
2. المراجع :
و قد تكون مراجع نسبية أو مطلقة ، وقد تكون في نفس ورقة العمل أو في ورقة عمل أخرى أو حتى في مصنف آخر (كما رأينا في الدروس السابقة)
ملاحظة:
أثناء كتابة الصيغ ، يمكننا إدراج المراجع (والتي تمثل متحولات في هذه الصيغ) بكتابة رمزها مباشرة باستخدام لوحة المفاتيح أو تحفيزها باستخدام الفأرة على ورقة العمل وهذا قد يكون الأفضل :
نلاحظ من الشكل السابق كيف أننا نستطيع إضافة المراجع في الصيغ بسهولة ، وذلك عن طريق تحفيز المجالات التي تمثلها باستخدام الفأرة
3. عوامل التشغيل :
وهي العلاقة التي تربط كل من الثوابت و المراجع مع بعضها البعض ، وبالتالي فهي تؤثر بشكل مباشر على نتيجة الصيغة
إذا قمت بضم عدة عوامل تشغيل في صيغة واحدة فإنه يتوجب عليك الإلمام بالقواعد العامة لأسبقيات العمليات الحسابية ، حيث أن الاكسل يقوم بأداء العمليات بالترتيب التالي (الأفضلية من الأعلى إلى الأسفل) :
وعندما تحتوي الصيغة على عوامل تشغيل لها نفس الأسبقية (أي إذا كانت الصيغة مثلاً تحتوي على عاملي الضرب والقسمة معًا) فإن الاكسل يبدأ بتنفيذ العملية الحسابية من اليسار إلى اليمين ، مثال:
نلاحظ أن الصيغة السابقة تعطي النتيجة 48 ، وذلك لأن الاكسل قام بإجراء عملية القسمة قبل عملية الضرب (لأنها العملية الأولى من جهة اليسار)
و الآن إذا أردنا التأثير على قواعد الأسبقية فإننا نقوم بإحاطة الجزء المراد حسابه أولاً بقوسين ، مثال :
=D4*-G7^5
في الصيغة السابقة يقوم الاكسل أولاً بتغيير إشارة القيمة الموجودة في الخلية G7 ، ومن ثم يرفعها إلى الأس 5 ، ومن ثم يقوم بضرب الناتج من العملية السابقة بالقيمة الموجودة في الخلية D4
لتغيير الترتيب السابق نقوم بإضافة الأقواس على الشكل التالي :
=(D4*-G7)^5
هنا يقوم الاكسل أولاً بتغيير إشارة القيمة الموجودة في الخلية G7 ، ومن ثم يضربها بالقيمة الموجودة في الخلية D4 ، ومن ثم يرفع الرقم الناتج إلى الأس 5
وللتوضيح الزائد إليك المثال العددي التالي عله يزيل عنك الغموض المتبقي :
ملاحظات :
1. المحرف & يستخدم لدمج سلسلتين نصيتين :
من الشكل السابق نلاحظ أنه في الصيغ يتم وضع النص ضمن علامتي اقتباس مزدوجة ، وأن المحرف & يستخدم لدمج السلاسل النصية
2. النقطتان و المسافة المفردة تستخدمان في كتابة المراجع المختلفة (كما رأينا في الدروس السابقة) ، أمثلة :
A5:F6 استخدمنا النقطتان للإشارة إلى نطاق الخلايا المحصور بين الخلتين A5 و F6
D5:G7 A2:Y12 استخدمنا المسافة المفردة للإشارة إلى نطاق الخلايا الناتج عن تقاطع النطاقين السابقين D5:G7 و | |
|
